Étude de cas · AIME
AIME suit tous ses volontaires dans Airtable, de la candidature au départ en mission.
ONG de service civique
- Suivi depuis
- Janvier 2025
- Bases Airtable
- 3
- Connecté à
- n8n, Softr, SignRequest, Billetweb
- Mission
- Maintenance et évolutions
Le contexte
AIME place des jeunes en mission de service civique et de volontariat, en France et à l'étranger, avec un réseau de structures partenaires. Chaque volontaire suit des formations obligatoires avant son départ.
Chaque mission génère beaucoup d'administratif : dossier de candidature, convention, attestations, déclaration sur le site du Service Civique.
Le système tournait déjà sur Airtable quand j'en ai repris le suivi en janvier 2025. Je le maintiens et je le fais évoluer depuis.
L'outil
- Trois bases Airtable reliées entre elles : candidatures, formations, volontaires.
- La génération automatique des conventions et des documents de chaque volontaire, puis leur envoi en signature électronique.
- Le fichier XML à déposer sur le site du Service Civique, généré à partir des données Airtable.
- Un espace en ligne où chaque volontaire retrouve ses documents et échange avec son coordinateur.
- Les inscriptions aux formations par Billetweb, et le suivi des attestations.
- Les contrats de volontariat international, ajoutés pour la rentrée 2026.
Ce que ça a changé
- Une convention se génère à partir des données Airtable, là où un coordinateur passait une trentaine de minutes à la remplir.
- Les volontaires signent leurs documents en ligne et les retrouvent dans leur espace.
- Le système absorbe les nouveaux dispositifs au fil des années, comme le volontariat international en 2026.
Stack
Airtablen8nSoftrSignRequestBilletweb